CV Assistant Administratif 

Le rôle d’un Assistant Administratif

Avant de rédiger votre CV d’assistant administratif, il est important de comprendre le rôle et les missions de ce métier. Un assistant administratif ou une assistante administrative est un professionnel qui assure le support administratif d’un service, d’un département ou d’une entreprise. Il ou elle est chargé(e) de la gestion des dossiers, du courrier, des appels téléphoniques, des agendas, des réservations, des commandes, des factures, etc. Il ou elle peut également participer à la rédaction de rapports, de comptes rendus, de procédures, de notes de service, etc.

Le métier d’assistant administratif peut se décliner en plusieurs spécialités, selon le secteur d’activité, la taille de l’entreprise ou le niveau de responsabilité. Par exemple, il existe des postes d’assistant administratif et financier, d’assistant administratif et commercial, d’assistant administratif et juridique, d’assistant administratif et ressources humaines, d’assistant administratif et communication, etc. Il existe également des postes d’assistant de direction, qui impliquent un niveau de confidentialité et de délégation plus élevé.

Pour exercer le métier d’assistant administratif, il faut généralement avoir un diplôme de niveau bac+2, comme un BTS Support à l’action managériale, un BTS Gestion de la PME, un DUT Gestion administrative et commerciale des organisations, etc. Il est également possible d’accéder au métier avec un bac professionnel Gestion-administration ou un bac général, à condition d’avoir une expérience professionnelle significative dans le domaine.

Les qualités et compétences de l’Assistant Administratif

Un assistant administratif doit être polyvalent, organisé, rigoureux, réactif et doté d’un bon sens relationnel. Il ou elle doit maîtriser les outils bureautiques (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et avoir de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse. Il ou elle doit également être capable de s’adapter aux différents interlocuteurs et aux différentes situations qu’il ou elle rencontre au quotidien.

Comment faire un bon CV d’Assistant Administratif ?

Un CV d’Assistant Administratif efficace doit contenir les principales sections suivantes :

Rédiger un bon titre de CV

Le titre de votre CV d’assistant administratif est la première chose que le recruteur va lire. Il doit donc être accrocheur, clair et pertinent. Il doit refléter votre profession, votre niveau d’expérience et votre spécialité, si vous en avez une. Il doit également correspondre à l’offre d’emploi à laquelle vous postulez.

Voici quelques exemples de titres de CV d’assistant administratif, selon votre profil :

•  Assistant administratif débutant
• Assistant administratif et comptable avec 3 ans d’expérience
• Assistant administratif bilingue français-anglais
• Assistant de direction confirmé
• Assistant administratif et juridique spécialisé en droit des affaires

Pour rédiger un bon titre de CV, vous pouvez vous inspirer des modèles gratuits disponibles sur internet. Vous pouvez également utiliser un générateur de CV en ligne, qui vous proposera des titres adaptés à votre métier et à votre situation. Veillez à choisir un titre qui vous mette en valeur et qui attire l’attention du recruteur.

La phrase d’accroche pour le CV d’assistant administratif

La phrase d’accroche de votre CV d’assistant administratif est une courte présentation de votre profil professionnel, qui se situe sous le titre. Elle doit résumer en quelques mots vos points forts, vos compétences, vos expériences et vos objectifs. Elle doit également être adaptée à l’offre d’emploi à laquelle vous postulez, en reprenant les mots clés du recruteur.

Pour rédiger une bonne phrase d’accroche, vous pouvez vous appuyer sur la formule suivante : [adjectif qualificatif] + [métier] + [expérience] + [compétence spécifique] + [objectif]. Par exemple :

• Polyvalent et rigoureux, assistant administratif avec 5 ans d’expérience, je maîtrise les outils bureautiques et la gestion des dossiers. Je souhaite rejoindre une équipe dynamique et innovante.
• Organisée et réactive, assistante administrative et commerciale débutante, je suis diplômée d’un BTS Support à l’action managériale. Je cherche à développer mes compétences dans le domaine de la relation client.
• Bilingue français-anglais, assistant de direction confirmé, j’ai une expérience de 3 ans dans le secteur juridique. Je suis capable de gérer des missions variées et confidentielles. Je recherche un poste à responsabilités dans une entreprise internationale.

Vous pouvez également consulter des exemples de phrases d’accroche pour CV d’assistant administratif sur internet. Veillez à personnaliser votre phrase d’accroche en fonction de votre parcours et de vos aspirations.

Les expériences professionnelles

Les expériences professionnelles sont la partie la plus importante de votre CV d’assistant administratif. Elles doivent montrer au recruteur que vous avez les compétences et les qualités requises pour le poste. Voici comment les présenter de façon efficace :

•  Listez vos expériences par ordre chronologique inverse, en commençant par la plus récente.
• Indiquez pour chaque expérience le nom de l’entreprise, le lieu, la période et le poste occupé.
• Décrivez vos missions et vos réalisations en utilisant des verbes d’action et des chiffres, si possible.
• Adaptez vos expériences au poste visé, en mettant en avant les aspects les plus pertinents.
• Utilisez des mots clés correspondant à l’offre d’emploi, pour attirer l’attention du recruteur.

Voici quelques exemples de descriptions d’expériences professionnelles pour un CV d’assistant administratif :

• Assistante administrative et comptable – Entreprise Anonyme – Paris – 2018-09 / 2021-06
  • Gestion des dossiers administratifs et comptables des clients et des fournisseurs
  • Saisie et contrôle des factures, des règlements et des relances
  • Établissement des déclarations fiscales et sociales
  • Participation à l’élaboration du bilan et du compte de résultat
• Assistant de direction – Entreprise Anonyme – Lyon – 2015-09 / 2018-08
  • Gestion de l’agenda et des déplacements du directeur général
  • Organisation de réunions, de séminaires et de conférences
  • Rédaction de courriers, de rapports et de présentations
  • Coordination des équipes et des projets transversaux
• Agent d’accueil – Entreprise Anonyme -Marseille – 2013-09/ 2015-08
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs
  • Gestion des réservations et des visites guidées
  • Traitement des demandes d’information et des réclamations
  • Classement et archivage des documents

Pour plus d’exemples et de conseils, vous pouvez également utiliser notre logiciel de création de CV en ligne, qui vous guidera pas à pas dans la rédaction de vos expériences professionnelles. Veillez à être précis, concis et cohérent dans la présentation de vos expériences.

Cursus scolaire et Formation

Le cursus scolaire et la formation sont des éléments essentiels de votre CV d’assistant administratif. Ils doivent prouver au recruteur que vous avez les connaissances et les qualifications nécessaires pour le poste. Voici comment les mettre en valeur :

• Listez vos diplômes et vos formations par ordre chronologique inverse, en commençant par la plus récente.
• Indiquez pour chaque diplôme ou formation le nom de l’établissement, le lieu, la période et le titre obtenu.
• Mettez en évidence les diplômes et les formations les plus adaptés au métier d’assistant administratif, en utilisant des mots clés correspondant à l’offre d’emploi.
• Si vous avez suivi des formations complémentaires, comme des stages, des ateliers ou des MOOC, mentionnez-les également, en précisant le contenu et la durée.

Voici quelques exemples de cursus scolaire et de formation pour un CV d’assistant administratif :

•  DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) – IUT de Rennes – 2021-09 /2023-06
  • Spécialisation en gestion administrative et financière
  • Apprentissage des techniques de gestion comptable, budgétaire, fiscale et sociale
  • Stage de 10 semaines dans une PME en tant qu’assistant administratif et comptable
• BTS support à l’action managériale – Lycée Jeanne d’Arc – Nantes – 2019-09 / 2021-06
  • Acquisition des compétences en communication, organisation, gestion de projet et management
  • Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion
  • Stage de 12 semaines dans une grande entreprise en tant qu’assistant de direction
• Baccalauréat STMG – Lycée Victor Hugo – Bordeaux – 2016-09 /2019-06
  • Option gestion et finance
  • Initiation aux principes de la comptabilité, de la gestion des stocks et du contrôle de gestion
  • Projet professionnel sur la création d’une entreprise fictive

Pour plus d’exemples et de conseils, vous pouvez également utiliser notre créateur de CV en ligne, qui vous aidera à rédiger votre cursus scolaire et votre formation. Veillez à être clair, précis et pertinent dans la présentation de votre parcours.

Les compétences métier d’un assistant administratif

Les compétences métier d’un assistant administratif sont les savoir-faire techniques et professionnels qui lui permettent d’assurer ses missions administratives avec efficacité et qualité. Elles sont indispensables pour se démarquer sur le marché du travail et répondre aux attentes des employeurs. Voici les principales compétences métier d’un assistant administratif :

• La maîtrise des outils informatiques : un assistant administratif doit être capable d’utiliser les logiciels de bureautique (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), les logiciels de gestion (SAP, Ciel, etc.) et les systèmes d’information de l’entreprise. Il doit également savoir effectuer des recherches sur internet, envoyer des e-mails, scanner des documents, etc.
• La rédaction et la communication : un assistant administratif doit avoir de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse pour rédiger des documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, etc.), des supports de communication (présentations, newsletters, etc.) et des offres commerciales. Il doit également savoir communiquer oralement avec les différents interlocuteurs internes et externes (collègues, supérieurs, clients, fournisseurs, etc.) et avoir un bon sens relationnel.
• L’organisation et la gestion : un assistant administratif doit être organisé, rigoureux et méthodique pour gérer les dossiers, les agendas, les déplacements, les commandes, les factures, etc. Il doit également savoir gérer les priorités, respecter les délais, résoudre les problèmes et faire preuve de flexibilité face aux imprévus.
• La connaissance du domaine d’activité : un assistant administratif doit avoir des connaissances générales sur le secteur d’activité, le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise dans laquelle il travaille. Il doit également se tenir informé des évolutions réglementaires, juridiques, fiscales et sociales qui peuvent impacter son métier.
• La spécialisation : un assistant administratif peut se spécialiser dans un domaine particulier, comme la comptabilité, le juridique, le commercial, les ressources humaines, etc. Il doit alors maîtriser les spécificités de son domaine, comme les normes, les procédures, les logiciels, les termes techniques, etc.

Pour acquérir ou développer ces compétences métier, vous pouvez suivre des formations adaptées à votre niveau et à votre objectif professionnel. Vous pouvez également consulter notre exemples de CV d’assistant administratif qui met en valeur ces compétences. Veillez à adapter vos compétences à l’offre d’emploi à laquelle vous postulez et à les illustrer avec des exemples concrets.

Les qualités (soft skills) d’un assistant administratif

Les qualités (soft skills) d’un assistant administratif sont les aptitudes personnelles, émotionnelles et sociales qui lui permettent de travailler efficacement avec les autres et de s’adapter aux changements. Elles sont de plus en plus recherchées par les employeurs, surtout dans le contexte actuel du télétravail et de la transformation digitale. Voici les principales qualités (soft skills) d’un assistant administratif :

• La flexibilité : un assistant administratif doit être capable de s’adapter aux différentes situations, aux différents interlocuteurs et aux différentes demandes qu’il rencontre au quotidien. Il doit également savoir gérer les imprévus, les urgences et les priorités.
• La communication : un assistant administratif doit avoir de bonnes capacités de communication orale et écrite, pour échanger efficacement avec ses collègues, ses supérieurs, ses clients et ses fournisseurs. Il doit également savoir écouter, reformuler, argumenter et convaincre.
• L’organisation : un assistant administratif doit être organisé, rigoureux et méthodique, pour gérer les dossiers, les agendas, les déplacements, les commandes, les factures, etc. Il doit également savoir planifier, anticiper et respecter les délais.
• L’autonomie : un assistant administratif doit être autonome, responsable et proactif, pour réaliser ses missions sans avoir besoin d’être constamment supervisé. Il doit également savoir prendre des initiatives, proposer des solutions et gérer son temps.
• La discrétion : un assistant administratif doit être discret, respectueux et loyal, pour traiter des informations confidentielles et sensibles. Il doit également respecter la déontologie et l’éthique de son métier.
• La polyvalence : un assistant administratif doit être polyvalent, curieux et désireux d’apprendre, pour maîtriser les différents aspects de son métier et se former aux nouvelles technologies. Il doit également être capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de passer d’une activité à une autre.

Les langues étrangères

Les langues étrangères sont un atout indéniable pour un assistant administratif, qui peut être amené à communiquer avec des interlocuteurs de différents pays ou à traiter des documents dans une autre langue. Elles doivent donc figurer sur votre CV d’assistant administratif, en indiquant votre niveau de maîtrise. Voici comment les présenter de façon efficace :

• Placez les langues étrangères dans une rubrique à part, sous le titre “Langues” ou “Langues étrangères”.
• Indiquez pour chaque langue votre niveau de compréhension, d’expression orale et d’expression écrite, en utilisant une échelle reconnue, comme le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL) ou le TOEIC.
• Mettez en évidence les langues étrangères les plus demandées par les employeurs, comme l’anglais, l’espagnol, l’allemand ou le chinois.
• Si vous avez passé des certifications, des diplômes ou des tests de langue, mentionnez-les également, en précisant le score obtenu et la date de validité.

Voici quelques exemples de langues étrangères pour un CV d’assistant administratif

• Anglais : niveau C1 (avancé), TOEIC 890/990 (2023)
• Espagnol : niveau B2 (intermédiaire), DELE B2 (2022)
• Allemand : niveau A2 (élémentaire), Goethe-Zertifikat A2 (2021)
• Chinois : niveau A1 (débutant), HSK 1 (2020)

Les centres d’intérêt

Les centres d’intérêt ou hobbies sont la dernière rubrique de votre CV d’assistant administratif. Ils ne sont pas obligatoires, mais ils peuvent être un plus pour votre candidature, en montrant au recruteur vos passions, vos hobbies et votre personnalité. Voici comment les choisir et les présenter de façon efficace :

• Sélectionnez les centres d’intérêt qui sont en lien avec le métier d’assistant administratif, comme la lecture, l’écriture, les langues, les voyages, la culture, etc.
• Évitez les centres d’intérêt trop banals, trop polémiques ou trop personnels, comme le cinéma, la politique, la religion, la famille, etc.
• Précisez le niveau ou la fréquence de pratique de vos centres d’intérêt, si cela apporte une valeur ajoutée à votre CV, comme le nombre de livres lus par an, le niveau de langue atteint, le nombre de pays visités, etc.
• Si vous avez des centres d’intérêt originaux ou insolites, mentionnez-les également, si vous pensez qu’ils peuvent susciter la curiosité ou la sympathie du recruteur, comme la photographie, le théâtre, la magie, etc.

Voici quelques exemples de centres d’intérêt pour un CV d’assistant administratif :

• Lecture : plus de 50 livres lus par an, de différents genres et de différentes langues
• Voyages : passionné par la découverte de nouvelles cultures, 15 pays visités en Europe, en Asie et en Amérique
• Photographie : pratique régulière depuis 5 ans, membre d’un club photo, participation à des concours et à des expositions
• Théâtre : pratique amateur depuis 3 ans, membre d’une troupe de théâtre, participation à plusieurs spectacles

Conseil de mise en page du CV : le design

Le design et le type de votre CV d’assistant administratif est un élément qui peut faire la différence entre un CV qui attire l’attention du recruteur et un CV qui passe inaperçu. Il doit être à la fois esthétique, professionnel et adapté au poste visé. Voici quelques conseils pour choisir un bon design de CV :

• Optez pour un design sobre et épuré, qui mette en valeur le contenu de votre CV. Évitez les designs trop chargés, trop colorés ou trop originaux, qui pourraient nuire à la lisibilité de votre CV ou donner une impression de manque de sérieux.
• Choisissez une police de caractères professionnelle et lisible, comme Arial, Calibri ou Times New Roman. Utilisez une taille de police suffisante, entre 11 et 12 points. Variez la mise en forme de votre texte (gras, italique, souligné) pour créer du contraste et hiérarchiser les informations.
• Utilisez des rubriques clairement délimitées, en sautant une ligne après chaque rubrique. Vous pouvez également utiliser des éléments graphiques, comme des lignes, des encadrés ou des puces, pour structurer votre CV et faciliter la lecture.
• Respectez des marges généreuses, entre 2 et 2,5 cm, pour aérer votre CV et laisser de l’espace pour les annotations du recruteur. Veillez à ce que votre CV tienne sur une seule page, en supprimant les informations superflues ou en réduisant les espacements si besoin.
• Utilisez des couleurs avec parcimonie, en privilégiant des tons neutres ou pastels, comme le gris, le bleu ou le vert. Évitez les couleurs trop vives, trop sombres ou trop nombreuses, qui pourraient agresser l’œil du recruteur ou nuire à la cohérence de votre CV.

Vous avez maintenant toutes les clés pour rédiger un CV d’assistant administratif qui vous permettra de décrocher le poste de vos rêves. Vous savez comment structurer votre CV, quels sont les éléments à inclure, comment choisir les mots clés, les verbes d’action et comment soigner le design. Vous savez également comment mettre en valeur vos compétences, vos expériences, vos qualités, vos langues et vos centres d’intérêt. Vous avez aussi accès à des exemples, des conseils et des outils pour vous aider dans la rédaction de votre CV.

Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action et à créer votre CV d’assistant administratif. N’attendez pas, profitez de l’opportunité qui s’offre à vous et postulez dès maintenant aux offres d’emploi qui vous intéressent. Vous verrez, vous ne le regretterez pas !